Horizont 2020

Herzlichen Glückwunsch, Ihr Projektantrag wurde zur Förderung ausgewählt!

In der Vertragsverhandlungsphase wird das Grant Agreement mit der Kommission vorbereitet und geschlossen. Dafür muss zeitnah eine sogenannte „Declaration of Honour“ gezeichnet werden. Zeichnungsberechtigt für EU-Verträge ist das Präsidium. Die Zeichnung geschieht per elektronischer Unterschrift im Teilnehmerportal.

Parallel zum Grant Agreement muss der Konsortialvertrag zur Regelung der internen Abläufe und der Geistigen Eigentumsrechte zwischen den Projektpartnern im Konsortium verhandelt und ggf. bilaterale Vereinbarungen getroffen werden. Die Vertragsverhandlungen führt das Justiziariat für die TU Clausthal. Die EU-Förderberatung steht Ihnen bei allen Fragen zum Prozess, zur Vorbereitung des Projektstarts oder Regelungsbedarfen beratend zur Seite.

TUC intern müssen nun die Projektdetails von Drittmittelabteilung, Personaldezernat, Justiziariat und ggf. weiteren Akteuren (z.B. Fakultäten, IZC) geprüft werden, damit das Projekt reibungslos starten kann.

Kontaktieren Sie daher umgehend die EU-Forschungsförderung und reichen Sie prüffähige Unterlagen zusammen mit der ggf. aktualisierten Drittmittelanzeige in der Drittmittelabteilung ein.

Allgemeine Informationen zur Vertragsverhandlung von EU-Projekten finden Sie unter:

• Leitfaden der Kommission zu Vertragsverhandlungen
• Rechtliche Dokumente und Beteiligungsregeln für die Teilnahme am HORIZONT 2020
• IPR-Helpdesk der Kommission
• Entwurf des Konsortialvertrags - DESCA

Das Projektmanagement von EU-Projekten ist an der TU Clausthal dezentral organisiert und die Projektleitung für die Durchführung der Projekte verantwortlich. Gegenüber der EU wird das Projekt über das Teilnehmerportal für „Grant Management“ abgewickelt.

Die EU-Förderberatung steht Ihnen für Fragen während der Projektlaufzeit und des Projektabschusses beratend zur Seite, insbesondere bei:

• Spezifischen Anforderungen der EU in H2020-Projekten, z.B. Zeiterfassung und Freistellungen von Personal
• Ressourcenplanung
• Budgetverschiebungen
• Vertragsänderungen, z.B. bei Laufzeitverlängerungen

Arbeitshilfen für die Kostennachweise (Excel-Sheets) und Zeiterfassung von Projektpersonal (Stundenzettel) stellen wir gerne auf Antrage zur Verfügung.

Für alle wissenschaftlichen referierten Publikationen, die auf Ergebnissen aus H2020-Projekten basieren, ist die Open Access-Veröffentlichung verpflichtend, entweder

• auf dem sogenannten „goldenen Weg“, der Veröffentlichung in einem Open Access-Journal,
• dem „grünen Weg“, der Bereitstellung der Publikation oder des akzeptierten Manuskriptes in einem frei zugänglichen Repositorium, parallel zu der „klassischen“ Veröffentlichung des Artikels in einer Zeitschrift.

Eine generelle Verpflichtung zur Veröffentlichung von Ergebnissen gibt es nicht, wenn z.B. die Ergebnisse industriell verwertet werden sollen. Die EU-Kommission fordert zudem dazu auf, die den Veröffentlichungen zu Grunde liegenden Daten, die eine Überprüfung und Reproduzierung der veröffentlichten Ergebnisse möglich machen, auch zugänglich zu machen.
 Die Europäische Kommission hat Leitfäden für den Umgang mit Open Access zu wissenschaftlichen Publikationen und Forschungsdaten in Horizont 2020 veröffentlicht.

Ist das Projekt Teil des „Pilot on Open Research Data”, sollen alle Daten, die in den entsprechenden Projekten generiert werden, zugänglich gemacht werden. Hierfür muss ein Data Management Plan (DMP) erstellt werden, der die Sammlung, Aufbereitung, Speicherung und die Zugangsrechte der Daten über den gesamten Projektzyklus hinweg beschreiben sollen.

Weitergehende Informationen und Beratung erhalten Sie bei den Kolleg*innen der Universitätsbibliothek zu Open Access und Forschungsdatenmanagement.

Weiterführende Informationen:

• Guidelines on Open Access to Scientific Publications and Research Data in Horizon 2020
• Guidelines on Data Management in Horizon 2020
• Mustervorlage für ein Data Management Plan im H2020der TU Berlin
• Hinweise zu OA-Publikationen in H2020 an der TU Clausthal

Berichte über den Projektfortschritt und die Abrechnung der Kosten (periodic reports) müssen regelmäßig bei der EU eingereicht werden; im Zuwendungsvertrag sind diese Perioden festgelegt. Für die Einreichung der Berichte hat das Konsortium 60 Tage nach Ende der Periode Zeit. I.d.R. wird der Koordinator deutlich frühere interne Fristen für die Finanzberichte kommunizieren, da die individuellen Berichte aller Partner zusammengeführt und gemeinsam an die EU geleitet werden müssen.

1. Der Finanzbericht wird durch die Arbeitsgruppe im Teilnehmerportal generiert und zur internen Prüfung und Freigabe an die Drittmittelabteilung, SG14, elektronisch übermittelt. Bitte starten Sie frühzeitig mit der Vorbereitung der Finanzberichte und reichen Sie das „Financial Statement“ spätestens 14 Tage vor der internen Frist zusammen mit den begleitenden Unterlagen (z.B. Bruttopersonalkostenlisten) in der Drittmittelabteilung ein.
2. Die elektronische Freigabe des Verwendungsnachweises erfolgt durch Frau Röneke per elektronischer Signatur; mit dieser Signatur ist auch die Weiterleitung an den Koordinator verbunden.
3. Der Koordinator sammelt die Finanzberichte aller Partner und reicht diese über das Teilnehmerportal bei der EU zur Prüfung ein.

Übersteigt die Summe aller abgerechneten direkten Kosten ohne Unteraufträge 325.000 €, so muss am Ende des Projekts ein externer Wirtschaftsberater die Abrechnungen prüfen („Audit“) und ein sog. „Certificate on Financial Statements“ (vergl. Annex 5 des Grant Agreements) ausstellen. Dieses Zertifikat muss zusammen mit der Abrechnung der letzten Periode bei der EU eingereicht werden.

Wenn Sie im Laufe der letzten Berichtsperiode absehen könne, dass Sie diese Kostengrenze überschreiten, wenden Sie sich bitte frühzeitig an die EU-Förderberatung, damit in Absprache mit der Drittmittelverwaltung ein Auditor bestellt werden kann.